Byta KYC-system utan krångel: så minimerar ni riskerna

Att byta ut ett centralt system som ert KYC-system (kundkännedom) kan kännas skrämmande. Som redovisnings- eller rådgivningsbyrå är ni beroende av era KYC-verktyg för att upprätthålla regelefterlevnaden och ha ordning på kunduppgifterna. Bara tanken på att flytta över all kunddata till ett nytt system – och kanske behöva hantera driftstopp eller lära upp personalen på nytt – kan få er att tveka. Men om er nuvarande KYC-lösning orsakar fler problem än den löser, kan ett byte faktiskt spara er tid och minska stressen i längden. Och glädjande nog kan ni genom att välja en modern, automatiseringsdriven plattform som Qapla – och planera migreringen väl – byta KYC-system med minimala risker och utan att störa den dagliga verksamheten.

Vanliga farhågor inför byte av KYC-system

När vi pratar med byråer om att gå över till ett nytt KYC-system hör vi ofta några vanliga orosmoment:

• Datamigrering och risken att förlora information: Kommer vi att kunna överföra all vår befintliga kunddata, våra riskbedömningar och dokumentation till det nya systemet? Ingen vill tappa bort åratal av KYC-uppgifter eller behöva lägga veckor på att mata in information manuellt på nytt.

• Driftstopp eller avbrott i arbetet: Kan ett systembyte göra att vi under en period inte kan ta in nya kunder eller övervaka befintliga? Även ett kort driftstopp kan vara riskabelt, eftersom lagkraven på kundkännedom inte tar paus.

• Regulatorisk risk: Tänk om något faller mellan stolarna under övergången? Ni oroar er kanske för att missa en obligatorisk kontroll eller uppdatering av dokumentation vid bytet, vilket i värsta fall skulle kunna innebära bristande regelefterlevnad enligt penningtvättslagen.

• Att lära upp personalen på nytt: Vårt team har äntligen vant sig vid det gamla systemet – kommer ett nytt verktyg att skapa frustration eller sakta ner vårt arbete? Det tar tid att utbilda medarbetare i ett nytt system, och det finns alltid en inlärningskurva.

• Integration med andra verktyg: Kommer den nya KYC-plattformen att fungera med våra övriga system (t.ex. CRM eller affärssystem)? Vi vill inte skapa nya informationssilos eller öka det manuella arbetet.

Dessa farhågor är fullt befogade – ingen vill ha obehagliga överraskningar när man byter system. Men med rätt angreppssätt kan var och en av dessa risker hanteras eller till och med elimineras helt.

Smidig migrering med Qapla

Att byta KYC-system behöver inte vara ett plågsamt projekt. Qapla är byggt från grunden för att göra migreringen och uppstarten så smidig som möjligt. Så här tacklar vi de vanligaste farhågorna vid ett byte:

• Enkel och säker datamigrering: Vi hjälper er att importera all er kundinformation, dokumentation och historiska KYC-data till Qapla. Våra migreringsverktyg och vårt supportteam ser till att inget går förlorat på vägen. Oavsett om er data kommer från en annan KYC-mjukvara eller från kalkylark guidar vi er genom en strukturerad migreringsprocess. (Faktum är att vi tar hand om det mesta av det tunga jobbet åt er – och vi inkluderar migreringshjälp utan extra kostnad.)

• Inget driftstopp eller glapp i compliance: Oroar ni er för avbrott? Med Qapla slipper ni driftstopp helt och hållet. Ni kan fortsätta kundkännedomsarbetet utan uppehåll samtidigt som ni går över till Qapla. Vi sätter oftast upp Qapla parallellt med ert gamla system tills allt är importerat och verifierat. Det innebär att ni inte missar ett slag – intag av nya kunder och övervakning av befintliga kan fortsätta som vanligt. När ni väl helt går över till Qapla finns all data på plats och dubbelkontrollerad, så att ni förblir compliant under hela övergången.

• Trygg regelefterlevnad: Qapla är en modern KYC/AML-plattform som håller er i linje med regelverket. All er KYC-data och aktivitet (både gammal och ny) centraliseras och loggas i Qapla, vilket underlättar både tillsyn och rapportering. Systemet uppdateras kontinuerligt för att möta de senaste AML-kraven (inklusive svenska penningtvättslagen). Kort sagt kan en övergång till Qapla faktiskt minska er regulatoriska risk – genom att ersätta manuella eller föråldrade processer med ett automatiserat, transparent system.

• Snabbt att komma igång, intuitivt att använda: Vi vet att ett nytt verktyg bara är användbart om teamet faktiskt använder det. Qaplas gränssnitt är modernt, intuitivt och utformat med byråernas arbetsflöden i åtanke. De flesta upplever att det är lätt att komma in i, även utan teknisk bakgrund. Vi erbjuder dessutom introduktionsgenomgångar, guider och snabb support så att era medarbetare blir bekväma med systemet på nolltid. Av erfarenhet vet vi att team ofta går från nybörjare till självgående i Qapla på bara några dagar. Och när de märker hur mycket tråkigt administrativt arbete systemet automatiserar brukar de bara bli glada att de bytte!

• Sömlös integration: Qapla kan användas sida vid sida med era befintliga system. Det finns API och färdiga integrationer så att ni kan koppla ihop Qapla med era andra verktyg (t.ex. kunddatabas eller dokumenthantering). Och ni har alltid full kontroll över er data – ni kan när som helst exportera allt från Qapla. Med andra ord blir ni aldrig "inlåsta" om era behov ändras längre fram.

Fokusera på det viktiga – inte på administrationen

Hela poängen med att byta till en automatiserad KYC-plattform är att frigöra tid och slippa onödig huvudvärk. Med Qapla som sköter grovjobbet i kundkännedomsprocessen:

• Mindre tid på rutinjobb: Ert team kommer att behöva lägga betydligt mindre tid på rutinmässiga kontroller och pappersarbete. (Vårt AI-drivna system kan till exempel hämta företagsinformation, verifiera ID-handlingar och köra sanktion/PEP-kontroller på några sekunder – sådant som annars kan ta era medarbetare timmar varje månad.)

• Färre dubbelkoller och borttappade dokument: Ni behöver inte längre dubbelkolla kalkylblad eller jaga efter saknade dokument lika ofta, eftersom Qapla ger er ett strukturerat arbetsflöde med påminnelser som ser till att inget faller mellan stolarna.

• Ett verktyg istället för flera: Istället för att brottas med ett föråldrat gränssnitt eller jonglera flera olika system får ni en gemensam plattform för allt kundkännedomsarbete. Det gör inte bara det dagliga arbetet smidigare – det förenklar även introduktionen av nya medarbetare och gör det lättare att visa upp era processer för tillsynsmyndigheter eller internrevision.

• Mer tid till värdeskapande arbete: I slutändan kan ni omfördela timmarna ni sparar till mer värdeskapande aktiviteter, som att ge rådgivning till kunder eller utveckla verksamheten – med vetskap om att regelefterlevnaden sköts i bakgrunden.

Många byråer i Sverige har redan effektiviserat sin KYC-process med moderna verktyg som Qapla, och de säger ofta att de önskar att de hade bytt tidigare. Skillnaden i effektivitet och trygghet efter bytet går knappt att överdriva.

Redo för en smidig övergång?

Att byta KYC-system kan kännas som ett stort kliv, men med rätt partner blir det snarare ett lyft. Qapla är utformat för att göra bytet så riskfritt som möjligt – och rentav givande – för er byrå. Om ni funderar på att ta steget finns vi här för att hjälpa er hela vägen, från migrering av er data till att utbilda era medarbetare i den nya plattformen.

Redo att lägga mindre tid på KYC och mer på kärnverksamheten? Boka en migreringsgenomgång med oss idag – så visar vi hur enkelt ni kan komma igång med Qapla.