Byta KYC-system handlar sällan om att lämna papper. Ofta sitter kundkännedomen i byråns vanliga verktyg, men flödet är långsamt och historiken svår att visa.
De flesta byråer har redan Fortnox, Blikk eller liknande. Det som saknas är ett flöde där kundkännedomen går fort, och där ni snabbt kan visa vad som gällde, när, och vem som stod bakom.
Tar det för lång tid att ta in kunder, hitta underlag eller svara inför tillsyn är det värt att på allvar överväga att byta KYC-system.
Det finns sällan ett perfekt datum. Däremot syns mönster, oavsett om underlagen ligger i Fortnox, Blikk, egna mallar eller kalkylblad:
Ni kanske fortfarande klarar kraven. Frågan är hur mycket tid det kostar varje gång någon faktiskt ber att få se dem.
Oavsett leverantör: ställ frågorna så konkret att svaret går att kontrollera.
Kan leverantören inte visa historik, och hur lång tid jobbet tar, leta vidare.
Det är rimligt att tveka. Det vi hör oftast:
Oron är begriplig. Den löser ni genom att planera övergången, inte genom att skjuta på bytet medan friktionen i vardagen växer.
Hos oss ingår importen i bytet. Ni tar med er kundkännedom, allmänna riskbedömningar och handböcker. Ni behöver inte bygga om allt från noll, och ni behöver inte lägga tid eller pengar på att själva flytta historiken.
Materialet förs över så att lagringstiderna hålls. Det ni är skyldiga att spara enligt penningtvättslagen (ofta minst fem år efter att en affärsförbindelse avslutats) ska finnas kvar och gå att hitta, utan luckor mellan gammalt och nytt system.
Under tiden kan det nya systemet köras sida vid sida med det gamla, tills ni känner er trygga med att allt sitter.
KYC-underlag, riskbedömningar, handböcker och övrig dokumentation ni behöver behålla.
Fortsätt ta emot kunder som vanligt tills flödet i det nya systemet är kontrollerat.
Inte bara att filerna kommit in, utan att ni hittar och förstår några typiska klienter.
Kort, konkret genomgång av flödet ni faktiskt använder. Sedan kan det gamla stängas.
Qapla är gjort för svenska redovisningsbyråer som behöver kunna visa kundkännedomen, inte bara ha gjort den.
Ni får ett väglett flöde för risk och kundkontroller, historik som går att ta fram när någon frågar, och hjälp att ta med befintligt material in i systemet. Ambitionen i produkten är enkel: få klart det som måste göras, utan onödiga steg och utan att tappa beviskedjan. Ni behåller kontrollen över er data och kan exportera den.
Det som brukar avgöra är mindre tid på att leta, mer tid på själva uppdraget, med samma skyldigheter kvar.
Vill ni börja i mindre skala först finns också vår checklista för penningtvätt, som går igenom vad som brukar efterfrågas vid tillsyn. Och är ni fortfarande i jämförelseläget har vi en guide om hur ni väljer KYC-system för er byrå.
Alla KYC-system löser inte samma problem. Ett verktyg byggt för bankonboarding hjälper inte en byrå som ska visa kundkännedom, riskbedömning och rutiner för Länsstyrelsen.
Spenderar ni för mycket tid på kundkännedom (KYC)? Läs om varför KYC-processer är tidskrävande och hur automatisering hjälper redovisningsbyråer spara tid och minska risker.
Penningtvättslagen ställer krav på kundkännedom i redovisningsbranschen. Läs vad lagen kräver, vanliga misstag och hur automatisering underlättar efterlevnaden.
Riskbedömning, kundkännedom och revisionsspår, samlat och tillsynsredo.