Bristande KYC/AML-efterlevnad kan bli dyrt för ditt företag – faktum är att tillsynsmyndigheter globalt utfärdade böter på över 6,6 miljarder dollar bara under 2023. Varför drabbas då så många företag av sanktioner? Ofta för att manuella processer och föråldrade rutiner gör att saker faller mellan stolarna. Allt från en missad ID-kontroll till en förbisedd uppdatering av sanktionslistan – små misstag kan snabbt växa till stora problem. Men med rätt verktyg och rutiner kan du hålla dig på den säkra sidan.
Några vanliga misstag i KYC/AML-arbetet som kan leda till sanktioner är:
Ofullständig eller slarvig kundkännedom (t.ex. att hoppa över ID-kontroller eller riskbedömningar)
Bristande löpande uppföljning av kunder (till exempel att missa om en kund hamnar på en sanktionslista)
Bristfällig dokumentation av KYC-åtgärder, vilket gör det svårt att bevisa att ni följt reglerna
Som tur är kan du med rätt verktyg och rutiner fånga upp de här problemen tidigt eller helt undvika dem. Låt oss titta på några viktiga sätt att stärka din KYC/AML-process och hålla tillsynsmyndigheterna nöjda – utan att lägga extra arbete på dig eller ditt team.
Att manuellt bedöma kundrisk är både långsamt och benäget för fel. När compliance-teamet plöjer igenom kalkylark och checklistor är det lätt att missa en detalj eller felbedöma en risknivå. Tyvärr kan en enda högriskkund som förbises leda till allvarliga problem med regelefterlevnaden och i förlängningen rejäla böter.
Automatisering tar bort gissningsleken och grovjobbet ur riskbedömningen. En modern plattform kan analysera en kunds data och bakgrund direkt – utan mänsklig trötthet eller bias. Till exempel använder Qapla AI för att hämta företagsinformation och automatiskt generera riskpoäng. Du får konsekventa bedömningar varje gång, och vid avvikande riskfaktorer får du omedelbara varningar. Genom att automatisera riskbedömningen minimerar du fel och frigör tid för ditt team att fokusera på att granska de mest riskfyllda fallen.
Generella riskmodeller räcker bara en bit på vägen. Varje företag är unikt – du kanske verkar i branscher eller regioner med högre risk som ett standardiserat system inte tar hänsyn till. Därför är det avgörande att anpassa reglerna för riskbedömningen till din egen verksamhet.
Med en anpassningsbar KYC-lösning kan du själv definiera vilka faktorer som är viktigast för dig. Kanske lägger du till extra poäng för kunder från vissa länder, eller flaggar alla kunder som hanterar kontanter över en viss gräns. Genom att bygga in egna riskregler säkerställer du att dina automatiska bedömningar stämmer överens med din expertis och myndigheternas riktlinjer. Det innebär färre falska lågriskbedömningar (där riskfyllda kunder slinker igenom) och större trygghet i att er riskprofil faktiskt speglar verkligheten. Flexibiliteten att justera regler gör att ni snabbt kan ställa om när regelverken ändras eller nya risker dyker upp. Faktum är att tillsynsmyndigheter uppmuntrar ett "riskbaserat förhållningssätt" där ni justerar kontroller efter er unika riskexponering – och en flexibel plattform låter er göra just det.
Kontrollerna vid onboarding är bara början. En kund som är låg risk idag kan bli högrisk redan nästa månad. Kunden kan hamna på en sanktionslista, bli en PEP (person i politiskt utsatt ställning), eller nämnas i negativa nyheter. Om du inte följer upp kunderna kontinuerligt riskerar du att missa sådana förändringar tills det är för sent.
Löpande övervakning innebär att du alltid är uppdaterad. Din plattform bör kontrollera befintliga kunder mot sanktions- och PEP-listor varje dag och automatiskt hålla utkik efter andra varningssignaler. Qapla skickar till exempel automatiska påminnelser när det är dags att granska en kund på nytt, samt direkta aviseringar om en kunds status ändras. På så vis passerar inget viktigt obemärkt förbi. Du fångar upp problem tidigt och kan agera långt innan myndigheter eller revisorer knackar på dörren.
Om det inte är dokumenterat har det inte hänt – åtminstone i tillsynsmyndigheternas ögon. En stor anledning till att företag drabbas av sanktioner är avsaknaden av ett ordentligt revisionsspår. Du kanske utför alla nödvändiga KYC-åtgärder, men om du inte kan visa upp bevis (t.ex. sparade rapporter, tidsstämplar, motiveringar till beslut) kommer tillsynsmyndigheterna inte att bli nöjda. Att förlita sig på utspridda e-posttrådar eller kalkylblad för dokumentation håller helt enkelt inte.
Lösningen är att logga varje kontroll och åtgärd automatiskt. En tillförlitlig KYC-plattform sparar en komplett historik av hela KYC-processen. I Qapla registreras till exempel all aktivitet – från ID-verifieringar till ändrade riskpoäng – och du kan ta fram rapporter för regelefterlevnad på några sekunder. Allt är samlat på ett ställe, strukturerat och tidsstämplat. Detta gör inte bara revisioner och inspektioner enkla, det ger dig också sinnesro med vetskapen om att ni har bevis på er efterlevnad närhelst det behövs.
Även den bästa regelefterlevnadsplanen kan falla samman om teamet tycker att arbetet är för krångligt. Om medarbetarna måste brottas med krångliga program eller jonglera mellan olika system finns risken att någon tar en genväg eller missar ett steg. Nyckeln är att göra det dagliga efterlevnadsarbetet så användarvänligt som möjligt.
Välj verktyg som förenklar och vägleder processen. Qapla har till exempel ett modernt, intuitivt gränssnitt med ett steg-för-steg-flöde för kundonboarding. Plattformen fyller i data automatiskt där det går, validerar information och samlar allt teamet behöver på ett ställe. När uppgifterna för regelefterlevnad är tydliga och till största delen automatiserade kan teamet följa rutinerna konsekvent utan att bli överväldigade. Ditt team kommer uppskatta hur mycket tid de sparar – och du kommer uppskatta att veta att inget faller mellan stolarna. Det gör även upplärningen av nya medarbetare enklare, eftersom plattformen leder dem genom varje steg.
Genom att införa dessa funktioner och rutiner minskar du risken för misstag i KYC/AML-arbetet drastiskt – liksom de saftiga böter som kan följa. Istället för att stressa när en granskning närmar sig kan du känna dig trygg i att allt är under kontroll. Ett bra system ger dig mer än bara efterlevnad; det ger dig sinnesro och timmar tillbaka av din tid. För en compliance-ansvarig eller rådgivare är den tryggheten ovärderlig.
Redo att göra regelefterlevnad till något du inte längre behöver oroa dig för? Boka en kostnadsfri demo av Qapla och upplev skillnaden själv.