Ni lägger för mycket tid på KYC

KYC tar för lång tid – ett vanligt problem

Känner ni att arbetet med kundkännedom (KYC) tar orimligt mycket tid? Ni är långt ifrån ensamma. För många redovisnings- och revisionsbyråer har KYC-processen blivit en riktig tidsbov som stjäl fokus från kärnverksamheten. Varje ny kund kräver omfattande kontroller: identitetsverifiering, insamling av företagsinformation, riskbedömning och kontroller mot PEP- och sanktionslistor – och allt detta måste dokumenteras. Ofta hanteras detta manuellt via e-post, dokument och kalkylblad, vilket gör processen långsam och arbetskrävande.

Varför tar kundkännedom så mycket tid?

Det är flera faktorer som bidrar till att KYC-arbete blir tidskrävande:

• Många manuella moment: Utan ett dedikerat KYC-system behöver personalen samla in uppgifter och fylla i formulär för hand. Till exempel används ofta hemmasnickrade Excel-mallar för riskbedömningar. Varje steg – från att kopiera kunddata till att kontrollera ID-handlingar – tar tid.
• **Komplexa lagkrav: **Penningtvättslagen kräver att byråer har uppdaterad kundkännedom och gör regelbundna riskbedömningar. Regelverket är omfattande och förändras över tid, vilket innebär att ni ständigt måste lägga tid på att hålla er à jour och uppdatera dokumentation.
• Upprepade kontroller: KYC är inte en engångsuppgift. Kunden måste övervakas löpande. Förändringar som en ny styrelsemedlem eller ovanliga transaktioner innebär att ni behöver göra om bedömningar. Att upptäcka och hantera detta manuellt kan lätt sluka ännu mer tid.
• **Spridda system: **Många byråer har ingen central plattform för KYC, utan informationen ligger utspridd i mejl, Word- och PDF-dokument. Att leta efter uppgifter i olika system försenar processen och ökar risken att något missas.

Konsekvenserna: stulna timmar och onödiga risker

När KYC-processen tar för mycket tid påverkar det verksamheten på flera sätt:

• Mindre tid för värdeskapande arbete: Varje timme ni lägger på att jaga in passkopior eller fylla i riskmallar är en timme mindre för rådgivning och kundarbete.
• Ökad risk för fel och böter: Manuella rutiner medför högre risk för att något misstas eller glöms bort. Brister i kundkännedom kan i värsta fall leda till sanktioner.
• Stress och ineffektivitet: När medarbetare måste dubbel- och trippelkolla manuella listor skapar det stress och frustration.
• Dold kostnad: Tiden och resurserna som läggs på manuellt KYC-arbete innebär en dold kostnad för byrån.

Automatisering: så tar ni tillbaka kontrollen

Lyckligtvis finns en lösning som adresserar dessa problem: automatisering av KYC-processen. Genom att använda ett modernt digitalt KYC-system kan ni låta tekniken sköta många av de tidsödande momenten åt er.

Vad kan automatiseras i KYC-arbetet?

• Insamling av data: Systemet kan automatiskt hämta uppgifter från offentliga register.
• ID-verifiering: Använd digital ID-verifikation (t.ex. BankID) istället för manuella kopior.
• Automatisk risk-screening: Systemet gör kontroller mot PEP- och sanktionslistor i realtid.
• Övervakning och uppdatering: Ni får automatiska notiser vid ändringar som kräver ny riskbedömning.
• Standardiserad dokumentation: All dokumentation samlas centralt och följer enhetliga rutiner.

Genom att låta systemet sköta grovjobbet kan ni spara tid, minska risken för fel och alltid ligga steget före.

Ta steget mot en smidigare KYC-process

Det är dags att befria er byrå från onödigt KYC-krångel. Genom att investera i automatisering kan ni ta tillbaka kontrollen över er tid och era processer. Föreställ er att kundkännedom inte längre är ett hinder, utan en smidig rutin i bakgrunden.

Många byråer i Sverige har redan börjat effektivisera sitt AML- och KYC-arbete med digitala verktyg. Att ta steget behöver inte vara svårt, och vinsterna i form av sparad tid och minskad stress är betydande.

Redo att effektivisera er KYC-process? [CTA: Kontakta oss] för att upptäcka hur automatisering kan hjälpa just er byrå att spara tid, öka säkerheten och säkerställa regelefterlevnad.

Osäkra på var tiden faktiskt tar vägen? Börja med vår checklista för penningtvätt och se vilka moment i ert AML-arbete som kräver mest handpåläggning idag.