Kundkännedom lagkrav: hur uppfyller din byrå lagen?

Många redovisningsbyråer kämpar med att tolka och uppfylla kraven på kundkännedom i enlighet med lagstiftningen. Regelverket kring penningtvätt och finansiering av terrorism är omfattande, och att inte följa det kan leda till kännbara sanktioner. Trots det upplever många att arbetet med KYC (Know Your Customer) tar orimligt mycket tid och resurser, och osäkerheten om vad som faktiskt krävs är stor.

Kundkännedom – att verkligen känna sin kund – är en grundpelare i penningtvättslagen. Ändå brottas branschen med frågor som: När måste vi göra en kontroll? Vilka uppgifter behöver samlas in? Och hur håller vi oss uppdaterade med förändringar i regelverket? I den här artikeln reder vi ut vad lagen kräver, vanliga missförstånd och hur din byrå kan säkerställa efterlevnad på ett effektivt sätt.

Vad säger lagen om kundkännedom?

Svensk lagstiftning om penningtvätt ställer tydliga krav på kundkännedom för alla verksamheter som omfattas. Enligt Penningtvättslagen (Lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism) måste redovisningskonsulter och liknande företag vidta åtgärder för kundkännedom i flera situationer. Det gäller framför allt när ni inleder en affärsförbindelse med en ny kund eller genomför enstaka större transaktioner.

Kravet på kundkännedom innebär att ni måste verifiera kundens identitet och förstå syftet med affärsrelationen. Det inkluderar att kontrollera om kunden eller dess verkliga huvudmän är politiskt exponerade personer (PEP) eller finns med på sanktionslistor. Ni ska också göra en riskbedömning av kunden för att avgöra om förstärkta åtgärder behövs. Till exempel kräver lagen skärpta kontroller för kunder med hög riskprofil.

En vanlig missuppfattning är att kundkännedom bara behövs för nya kunder, men lagen kräver även löpande uppföljning. Ni behöver kontinuerligt uppdatera kundinformation och reagera om något verkar avvikande. En annan fälla är att tro att små transaktioner inte omfattas – men om flera mindre insättningar kan kopplas samman till ett totalbelopp över 15 000 euro, träder också kraven på kundkännedom in. Slutligen måste alla misstankar om penningtvätt rapporteras till Finanspolisen, oavsett belopp.

Länsstyrelsen, som utövar tillsyn över bland annat redovisningskonsulter, understryker vikten av ett riskbaserat arbetssätt. God kundkännedom och löpande övervakning av affärsförbindelserna lyfts fram som avgörande åtgärder för att förebygga penningtvätt.

Bästa praxis för att uppfylla kraven

Hur kan din byrå leva upp till dessa krav i praktiken? Här är några konkreta råd och bästa praxis för att säkerställa efterlevnaden:

• Genomför en allmän riskbedömning av er verksamhet för att förstå var penningtvättsriskerna finns och uppdatera denna bedömning regelbundet.

• Skapa tydliga rutiner och riktlinjer för kundkännedom. Dokumentera hur ni identifierar kunder, kontrollerar identiteter (t.ex. via BankID) och bedömer syftet med affärsförbindelser.

• Känn dina kunder: Identifiera och verifiera alla nya kunder och deras verkliga huvudmän. Samla in nödvändig information innan ni börjar arbeta tillsammans.

• Tillämpa ett riskbaserat förhållningssätt. Lägg mer resurser på kunder som bedöms ha hög risk (t.ex. komplexa ägarstrukturer, internationella klienter eller PEP) och förenkla processen för lågriskkunder när det är möjligt.

• Övervaka affärsrelationen löpande. Sätt upp rutiner för att regelbundet kontrollera kunder mot PEP- och sanktionslistor och för att uppdatera kundernas uppgifter vid behov.

• Utbilda personalen. Se till att alla medarbetare förstår penningtvättslagen, känner igen varningssignaler på misstänkt aktivitet och vet hur ni ska rapportera misstankar.

Automatisera kundkännedom med Qapla

Trots bästa ansträngningar kan manuellt KYC-arbete vara tidsödande och benäget för misstag. Här kommer modern teknik in i bilden. Med en plattform som Qapla kan många av de här processerna automatiseras, vilket sparar tid och minskar risken för fel. Qapla är utvecklat för att uppfylla aktuella regelkrav och anpassas efter svenska penningtvättsregler – perfekt för redovisningsbyråer som vill ligga steget före.

Genom att digitalisera kundkännedomsprocessen blir efterlevnad enklare. Till exempel kan ni integrera BankID för snabb och säker ID-verifiering, och låta Qapla automatiskt kontrollera klienter mot PEP- och sanktionsregister i realtid. Riskbedömningar genereras och uppdateras automatiskt, utan manuell handpåläggning, och all dokumentation lagras centralt för revision och tillsyn. Dessutom underlättar Qapla en smidig övergång från äldre KYC-system eller manuella arbetssätt – ni kan snabbt komma igång utan avbrott i verksamheten.

Sammanfattningsvis behöver kundkännedom och lagkrav inte vara en börda. Med rätt verktyg blir det en naturlig del av din byrås rutin. Vill du se hur Qapla kan hjälpa er att uppfylla kraven på kundkännedom på ett smartare sätt? Boka en demo med oss idag, så visar vi hur Qapla förenklar ert KYC-arbete.